Office boy dan office girlOffice assistants

Di banyak kantor, office boy dan office girl adalah orang yang paling sering dicari. Mereka menyiapkan minuman untuk tamu, merapikan ruang rapat sebelum presentasi, memfotokopi berkas mendesak, dan memastikan pantry tetap tertata. Perannya kecil di bagan organisasi, tetapi terasa sekali ketika tidak ada. Jasa outsourcing office boy dan office girl membantu kantor mendapatkan tenaga pendukung yang terlatih tanpa harus mengurus rekrutmen dan administrasinya sendiri.

Peran Office Boy dan Office Girl di Kantor Modern

Berbeda dengan cleaning service yang fokus pada kebersihan area, office boy dan office girl (sering disingkat OB dan OG) lebih banyak berperan sebagai pendukung kegiatan kantor sehari-hari. Mereka berinteraksi langsung dengan karyawan dan tamu, sehingga sikap, kerapian, dan kesigapan menjadi hal penting.

Tugas yang Umumnya Dikerjakan

• Menyiapkan dan menyajikan minuman serta makanan ringan untuk rapat dan tamu.
• Menjaga pantry tetap bersih, mencuci gelas dan piring, serta mengecek persediaan.
• Menata ruang rapat sebelum dan sesudah dipakai.
• Membantu fotokopi, menjilid, dan memindai dokumen.
• Mengantar dokumen atau barang antar ruangan dan, bila disepakati, ke luar kantor di sekitar lokasi.
• Membantu kebersihan ringan di area kerja, misalnya meja dan tempat sampah.
• Membantu persiapan acara internal seperti syukuran atau pelatihan.

Daftar tugas ini sebaiknya ditulis dalam uraian kerja yang disepakati, agar OB atau OG tidak dibebani tugas yang berisiko, misalnya mengangkat barang berat tanpa alat, atau tugas yang memerlukan wewenang khusus seperti mengurus uang kas.

Kapan Jasa Outsourcing Office Boy Lebih Praktis

Outsourcing cocok untuk kantor yang tidak ingin bagian umum disibukkan dengan urusan kepegawaian tenaga pendukung. Perusahaan juga terbantu ketika butuh pengganti cepat saat OB atau OG cuti, sakit, atau berhenti. Selain itu, kontrak alih daya memberi fleksibilitas menambah atau mengurangi jumlah tenaga sesuai perkembangan kantor.

Alur Penempatan

1. Diskusi kebutuhan. Jumlah karyawan yang dilayani, jumlah lantai, frekuensi rapat dan tamu, serta jam kantor.
2. Penyusunan uraian tugas dan jadwal kerja, termasuk pembagian tugas bila ada lebih dari satu OB atau OG.
3. Seleksi kandidat dengan memperhatikan sikap pelayanan, kejujuran, dan kerapian.
4. Pembekalan tentang etika melayani tamu, kebersihan pantry, penanganan dokumen, dan aturan kantor klien.
5. Masa adaptasi di lokasi, saat kandidat mengenal ruangan, orang, dan kebiasaan kantor.
6. Evaluasi rutin bersama penanggung jawab dari pihak Anda.

Ketentuan Kerja dan Kepegawaian

Dalam skema alih daya, OB dan OG adalah karyawan perusahaan penyedia. Hubungan kerja, upah, lembur, dan jaminan sosial mereka mengikuti ketentuan ketenagakerjaan, antara lain UU 6/2023 tentang Cipta Kerja dan PP 35/2021. Perusahaan penyedia bertanggung jawab memenuhi hak normatif tersebut, sedangkan Anda sebagai pengguna jasa mengatur tugas harian dan memberi masukan tentang kinerja.

Bila kantor sering meminta OB atau OG bekerja di luar jam, misalnya untuk acara malam, sepakati mekanisme lembur sejak awal agar tidak menimbulkan perselisihan.

Hal yang Perlu Disiapkan Kantor

• Area pantry yang layak dengan perlengkapan dasar.
• Tempat istirahat dan loker sederhana bagi tenaga pendukung.
• Satu penanggung jawab dari bagian umum yang memberi arahan harian.
• Aturan jelas tentang akses ke ruangan tertentu, misalnya ruang direksi atau ruang arsip.

Kesalahan Umum dalam Mengelola OB dan OG

Kesalahan yang sering terjadi adalah setiap karyawan memberi perintah langsung, sehingga OB atau OG kewalahan dan tugas penting terlewat. Lebih baik ada satu jalur permintaan, misalnya melalui bagian umum atau sistem permintaan sederhana. Kesalahan lain adalah menitipkan uang atau barang berharga tanpa prosedur tanda terima, yang berpotensi menimbulkan salah paham.

Faktor yang Memengaruhi Biaya

Biaya dipengaruhi jumlah tenaga, jam kerja, ketentuan upah minimum di lokasi kantor, kebutuhan seragam dan perlengkapan, serta frekuensi kerja di luar jam. Mintalah rincian komponen agar mudah membandingkan penawaran.

Tips Memilih Penyedia

Pilih penyedia yang serius dalam seleksi sikap dan kejujuran, karena OB dan OG berada dekat dengan dokumen dan tamu Anda. Tanyakan prosedur penggantian, pembekalan yang diberikan, dan siapa yang bisa dihubungi bila ada masalah.

Bila kantor Anda membutuhkan tenaga pendukung yang sigap dan sopan, tim ALLMAR Workforce (workforce.allmar.co.id) dapat membantu menyediakan office boy dan office girl sesuai kebutuhan operasional kantor Anda.