Audit kepatuhan ketenagakerjaanEmployment compliance audits

Banyak perusahaan baru mengetahui ada masalah ketenagakerjaan ketika karyawan mengajukan keluhan, pengawas ketenagakerjaan datang memeriksa, atau calon investor melakukan uji tuntas. Pada saat itu, perbaikan menjadi lebih mahal dan mendesak. Jasa audit ketenagakerjaan membantu perusahaan memeriksa kepatuhan praktik SDM terhadap aturan yang berlaku secara proaktif, menemukan celah, dan menyusun rencana perbaikan sebelum menjadi masalah.

Kapan Audit Ketenagakerjaan Dibutuhkan

• Perusahaan tumbuh cepat dan kebijakan SDM tertinggal.
• Akan ada pemeriksaan dari pengawas ketenagakerjaan atau mitra bisnis.
• Persiapan investasi, penggabungan, atau akuisisi yang memerlukan uji tuntas.
• Pergantian pengelola HR dan perlu gambaran kondisi yang sebenarnya.
• Terjadi beberapa keluhan atau perselisihan dengan karyawan.
• Ada perubahan aturan ketenagakerjaan yang signifikan.

Area yang Diperiksa dalam Audit

Hubungan kerja

Kesesuaian penggunaan PKWT dan PKWTT, kelengkapan perjanjian kerja, masa percobaan, batas waktu kontrak, dan pembayaran kompensasi akhir PKWT. Untuk perusahaan yang memakai alih daya, perjanjian dengan perusahaan alih daya dan pemenuhan hak pekerjanya juga ditelaah.

Waktu kerja dan lembur

Jam kerja, waktu istirahat, surat perintah lembur, batas jam lembur, dan penghitungan upah lembur.

Pengupahan

Kepatuhan terhadap upah minimum, keberadaan dan penerapan struktur dan skala upah, komposisi upah pokok dan tunjangan, serta pembayaran THR.

Jaminan sosial

Kepesertaan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan seluruh pekerja, kesesuaian upah yang dilaporkan, dan ketepatan pembayaran iuran.

Dokumen dan pelaporan wajib

Peraturan perusahaan yang masih berlaku atau perjanjian kerja bersama, wajib lapor ketenagakerjaan sesuai UU 7/1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan, dan dokumen lain yang dipersyaratkan.

Keselamatan dan kesehatan kerja

Penerapan K3 sesuai UU 1/1970, keberadaan prosedur dan sarana K3, lisensi operator untuk alat tertentu, serta penerapan SMK3 bila diwajibkan.

Pemutusan hubungan kerja

Prosedur dan perhitungan hak pada kasus pemutusan hubungan kerja yang pernah terjadi.

Alur Jasa Audit Ketenagakerjaan

1. Penentuan lingkup: area, lokasi, dan periode yang diaudit.
2. Permintaan dokumen: daftar dokumen yang perlu disiapkan perusahaan.
3. Telaah dokumen dan sampel: misalnya sampel perjanjian kerja, slip gaji, dan data BPJS.
4. Wawancara dan kunjungan lapangan dengan HR, atasan, dan bila perlu pekerja.
5. Analisis temuan dan penilaian tingkat risiko setiap temuan.
6. Laporan: temuan, dasar aturan, dampak, dan rekomendasi perbaikan.
7. Rencana perbaikan yang diprioritaskan dan pendampingan penerapannya bila disepakati.

Membaca Laporan Temuan

Temuan biasanya dikelompokkan berdasarkan risiko. Temuan berisiko tinggi, misalnya pekerja belum didaftarkan jaminan sosial atau upah di bawah minimum, perlu segera diperbaiki. Temuan administratif, seperti dokumen yang belum lengkap, dapat dijadwalkan bertahap. Laporan yang baik juga menjelaskan apa yang sudah berjalan baik, sehingga perusahaan tahu praktik mana yang perlu dipertahankan.

Audit Internal dan Uji Tuntas

Audit ketenagakerjaan bisa bertujuan berbeda. Audit internal berfokus pada perbaikan dan biasanya dilakukan berkala. Uji tuntas ketenagakerjaan dilakukan untuk kepentingan transaksi, misalnya ketika investor atau pembeli ingin mengetahui potensi kewajiban yang belum terlihat, seperti kekurangan iuran jaminan sosial, kompensasi PKWT yang belum dibayar, atau perselisihan yang sedang berjalan.

Lingkup, kedalaman, dan format laporan untuk kedua tujuan ini berbeda, sehingga tujuan audit perlu disepakati sejak awal.

Menjaga Kerahasiaan Selama Audit

Audit menyentuh data upah, data pribadi, dan kadang informasi sensitif tentang perselisihan. Auditor perlu bekerja dengan perjanjian kerahasiaan, membatasi salinan dokumen, dan mengolah data pribadi sesuai prinsip pelindungan data pribadi. Wawancara dengan pekerja juga sebaiknya dilakukan dengan cara yang membuat mereka nyaman memberikan informasi tanpa khawatir.

Persiapan dari Pihak Perusahaan

• Data karyawan dan perjanjian kerja.
• Data penggajian, lembur, dan THR.
• Data kepesertaan dan pembayaran BPJS.
• Peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
• Dokumen K3 dan laporan wajib yang telah dibuat.

Kesalahan yang Sering Terjadi

• Audit hanya memeriksa dokumen tanpa melihat praktik nyata.
• Laporan disimpan tanpa tindak lanjut.
• Menyembunyikan masalah dari auditor sehingga risiko tidak terlihat.
• Tidak mengulang audit setelah perbaikan untuk memastikan hasilnya.

Durasi dan Faktor Biaya

Lama audit bergantung pada lingkup, jumlah karyawan, jumlah lokasi, dan kesiapan dokumen. Biaya dipengaruhi oleh area yang diperiksa, jumlah sampel, kunjungan lapangan, kedalaman laporan, dan pendampingan perbaikan.

Tips Memilih Penyedia

Pilih penyedia yang memahami aturan ketenagakerjaan terbaru, menjaga kerahasiaan, dan memberikan rekomendasi yang praktis. Untuk temuan yang berpotensi menjadi perkara hukum, pastikan ada rujukan kepada konsultan hukum atau advokat.

Bila perusahaan Anda ingin mengetahui tingkat kepatuhan ketenagakerjaannya, tim ALLMAR Workforce dapat membantu melakukan audit, menyusun laporan temuan, dan mendampingi rencana perbaikannya.