Penghitungan dan pembayaran gajiSalary calculation and payment

Gaji harus benar dan tepat waktu, setiap bulan, tanpa pengecualian. Satu kesalahan kecil, seperti lembur yang terlewat atau potongan yang keliru, cukup untuk menurunkan kepercayaan karyawan. Bagi perusahaan yang sedang tumbuh, menghitung gaji secara manual di spreadsheet makin berisiko seiring bertambahnya karyawan dan komponen. Jasa payroll membantu perusahaan menghitung, memeriksa, dan menyiapkan pembayaran gaji secara rapi dan sesuai ketentuan.

Apa Saja yang Dikerjakan dalam Jasa Payroll

• Mengolah data kehadiran, lembur, cuti, dan perubahan karyawan setiap periode.
• Menghitung gaji pokok, tunjangan tetap dan tidak tetap, lembur, serta bonus.
• Menghitung potongan wajib seperti iuran jaminan sosial bagian pekerja dan PPh 21.
• Menghitung potongan lain sesuai kesepakatan, misalnya pinjaman karyawan.
• Menyiapkan file pembayaran ke bank dan slip gaji untuk setiap karyawan.
• Menyusun laporan rekap biaya tenaga kerja untuk manajemen dan bagian keuangan.

Komponen Gaji yang Perlu Dipahami

Upah pokok dan tunjangan tetap

Ketentuan pengupahan mengatur bahwa bila upah terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap, upah pokok paling sedikit tujuh puluh lima persen dari jumlah keduanya. Upah juga tidak boleh lebih rendah dari upah minimum yang berlaku bagi pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Ketentuan ini diatur dalam PP 36/2021 tentang Pengupahan beserta perubahannya.

Tunjangan tidak tetap

Misalnya uang makan atau transportasi yang dibayar berdasarkan kehadiran. Komponen ini perlu dihitung dari data absensi yang akurat.

Lembur dan insentif

Lembur dihitung berdasarkan jam kerja lembur yang disetujui. Insentif atau komisi mengikuti skema yang ditetapkan perusahaan.

Alur Payroll Bulanan

1. Batas tanggal data (cut-off): perusahaan menyerahkan data absensi, lembur, karyawan baru, karyawan keluar, dan perubahan gaji.
2. Validasi data: memeriksa kelengkapan dan kejanggalan, misalnya lembur yang tidak wajar.
3. Penghitungan gaji, potongan, dan pajak.
4. Pemeriksaan dan persetujuan oleh perusahaan atas ringkasan dan rincian penggajian.
5. Penyiapan pembayaran: file transfer bank sesuai format bank yang dipakai.
6. Distribusi slip gaji secara aman, misalnya melalui berkas terlindungi kata sandi atau aplikasi.
7. Pelaporan: rekap biaya, data untuk pelaporan pajak, dan arsip.

Keamanan dan Kerahasiaan Data Gaji

Data gaji termasuk informasi paling sensitif di perusahaan. Akses harus dibatasi, berkas dienkripsi atau dilindungi, dan slip gaji hanya dapat dibuka oleh karyawan yang bersangkutan. Pengolahan data karyawan juga perlu mengikuti prinsip UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Pastikan perjanjian dengan penyedia jasa memuat kewajiban kerahasiaan.

Siapa yang Cocok Memakai Jasa Payroll

Perusahaan tanpa staf HR atau keuangan khusus penggajian, perusahaan dengan banyak karyawan shift dan lembur, perusahaan yang memiliki beberapa cabang dengan upah minimum berbeda, dan perusahaan yang ingin memisahkan fungsi penghitungan dan persetujuan untuk pengendalian internal.

Payroll Internal, Aplikasi, atau Jasa Payroll

Perusahaan biasanya memilih di antara tiga cara: menghitung sendiri dengan spreadsheet, memakai aplikasi payroll yang dioperasikan tim internal, atau menyerahkan prosesnya kepada penyedia jasa. Aplikasi membantu otomatisasi, tetapi tetap membutuhkan orang yang memahami aturan dan rajin memperbarui data. Jasa payroll mengambil alih pekerjaan tersebut sehingga tim internal cukup menyiapkan data dan menyetujui hasil.

Banyak perusahaan juga memakai kombinasi, misalnya aplikasi milik perusahaan dengan pemeriksaan dan pengolahan oleh penyedia jasa.

Persiapan dari Pihak Perusahaan

• Data induk karyawan: identitas, NPWP atau NIK, rekening, status, dan tanggal masuk.
• Struktur gaji dan kebijakan tunjangan, lembur, serta potongan.
• Data kepesertaan jaminan sosial.
• Kalender cut-off dan tanggal pembayaran.
• Pejabat yang berwenang menyetujui penggajian.

Kesalahan Umum dalam Penggajian

Kesalahan yang sering terjadi antara lain data absensi yang terlambat masuk, karyawan keluar yang masih dibayar, perubahan gaji yang tidak tercatat, dan pemotongan pajak yang keliru karena status tanggungan tidak diperbarui. Kebanyakan masalah ini bisa dicegah dengan cut-off yang disiplin dan daftar periksa sebelum persetujuan.

Durasi dan Faktor Biaya

Penyiapan awal, seperti pemetaan struktur gaji dan migrasi data, biasanya memerlukan waktu sebelum siklus pertama berjalan. Biaya jasa payroll dipengaruhi oleh jumlah karyawan, kompleksitas komponen gaji, jumlah lokasi, frekuensi penggajian, serta cakupan layanan seperti pelaporan pajak dan jaminan sosial.

Tips Memilih Penyedia Jasa Payroll

Pilih penyedia yang memahami ketentuan pengupahan dan pajak terkini, memiliki prosedur keamanan data yang jelas, dan menyediakan laporan yang mudah diperiksa. Tanyakan bagaimana koreksi ditangani bila ada kesalahan dan bagaimana pertanyaan karyawan tentang slip gaji dijawab.

Bila perusahaan Anda ingin penggajian yang lebih tertib, tim ALLMAR Workforce dapat membantu memetakan struktur gaji, menghitung gaji setiap periode, dan menyiapkan slip serta laporan yang rapi.